El recibo de nómina, las facturas electrónicas o el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), son hoy el insumo primario para la fiscalización que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) lleva a cabo; en este artículo nuestro enfoque será en el proceso de nómina y del comprobante electrónico que el empleador debe proporcionar al trabajador (servicios personales subordinados) que percibe ingresos por sueldos y salarios e ingresos asimilados.
A partir del 31 de agosto de 2018 se realizaron las modificaciones a la Guía de llenado del complemento de nómina en donde no se modifica el estándar técnico, ya que:
- Define el RFC genérico “XAXX010101000” del receptor a utilizar cuando se expide a trabajadores fallecidos, siendo obligatorio el registro de la CURP del trabajador en el campo correspondiente.
- El “RFC Patrón Origen” (emisor), se utiliza para los contribuyentes que cumplen obligaciones por cuenta de sus integrantes.
- Indica la clave CURP (receptor) que se registra en caso de trabajadores residentes en el extranjero; XEXX010101HNEXXXA4 (Hombre) y XEXX010101MNEXXXA8 (Mujer).
- Adiciona notas para precisar información en algunos campos del comprobante y del complemento.
- Incluye preguntas de orientación.
- Se adicionan dos apéndices: el apéndice 5 señala el procedimiento de registro del subsidio al empleo causado cuando no se entregó en efectivo; el apéndice 6 incluye la matriz de percepciones y deducciones para el prellenado de la declaración anual de nómina.
Como es del conocimiento de la mayoría, la expedición del CFDI de nómina y su timbrado ha constituido un reto para los contribuyentes que va más allá de la parte tecnológica e informática, ya que es un proceso que no solo implica la instrucción para sellar el recibo de nómina hacia un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC),1 para estos efectos, sino que también involucra establecer controles robustos que permitan monitorear y validar el suministro y calidad de la información que deberá enviarse al SAT.
Lo antes expuesto resulta relevante, ya que sin el debido cuidado y análisis anterior y posterior al timbrado, el contribuyente podría estar en una situación de incertidumbre ante la información que ha sido recibida por la autoridad a nombre de sus trabajadores, con lo que se enfrentarían a diversos problemas, tales como la duplicidad de los comprobantes fiscales, RFC no listados en las bases del SAT y comprobantes fiscales rechazados, los cuales, como consecuencia, pondrían en riesgo la deducibilidad total o parcial del gasto de nómina. Además, podrían suscitarse problemas de clima laboral, ya que un error en la información timbrada puede alterar la base individual de la persona física en la declaración anual de los trabajadores.
Otro aspecto relevante es la fiscalización que ha realizado la autoridad mediante “cartas invitación” dirigidas a los contribuyentes (empleadores), en las cuales se ha reiterado la importancia de la correcta emisión de los comprobantes fiscales. Dentro de las principales inconsistencias detectadas por la autoridad, destacan los siguientes: los CFDI no cuentan con la estructura informática de conformidad con el Anexo 20, los comprobantes son timbrados fuera del plazo establecido por la autoridad y los comprobantes no fueron encontrados en la base de datos del SAT.
Las invitaciones emitidas por el SAT y según sus propias estadísticas, representan tan solo 8% del total de la base de los contribuyentes; sin embargo, la eficiencia en la recaudación resulta ser de 98%.
Los cruces electrónicos de información que la autoridad realiza generan desviaciones relativas al Impuesto Sobre la Renta (ISR) retenido a los trabajadores, mediante la confrontación de los comprobantes de nómina recibidos versus la información manifestada en los pagos provisionales de la retención del ISR de sueldos y salarios y/o conceptos asimilados a salarios.
En el mismo tenor, relacionando las inconsistencias por periodos no timbrados por el empleador, las ya mencionadas “cartas invitación” también son dirigidas a los trabajadores, exhortándolos a validar dicha información y a solicitar a su empleador que emita los comprobantes fiscales correspondientes a fin de contar con la información completa para realizar el prellenado de la declaración anual individual y, en su caso, agilizar o negar la devolución de saldos a favor.
En este sentido, la última novedad tecnológica del SAT ha sido el reciente lanzamiento de la herramienta llamada “Simulador Declaración Anual Personas Físicas 2018”, con la cual las personas físicas en general y —en nuestro caso específico— los trabajadores asalariados y asimilados podrán visualizar los ingresos reportados por sus patrones o retenedores, por medio del CFDI de nómina durante el propio ejercicio corriente.
